Le nuove tecnologie digitali stanno rendendo sempre più comoda e veloce le comunicazioni, ma il confronto face to face in ufficio resta sempre un aspetto fondamentale del rapporto di ogni professionista con la sua clientela. Chiunque faccia business conosce perfettamente l’importanza di un ambiente accogliente e rassicurante per il cliente, ma spesso troppa poca importanza si riconosce alla sala d’attesa in tal senso. La società moderna con i suoi ritmi sostenuti ci rende sempre più difficile accettare con calma un’attesa più lunga del previsto per parlare con un professionista e l’insofferenza a queste situazioni aumenta esponenzialmente se non si fa qualcosa per placare il disappunto dei clienti che non possiamo fare a meno di fare accomodare in sala d’aspetto.
Arredare una sala d’attesa: consigli
A chi non è capitato dal medico o in altre circostanze di attendere ore seduto scomodamente sulla sedia di una sala d’attesa sfogliando svogliatamente riviste datate e scambiando lamentele con altri malcapitati avventori della stanza. Purtroppo non sempre un professionista può intervenire in maniera incisiva sui tempi d’attesa della sua clientela poiché, per quanto ci si possa organizzare, è impossibile prevedere l’esatto tempo che ogni cliente richiederà e per garantire qualità al servizio non è possibile trasformare la propria attività in una catena di montaggio in cui non c’è tempo e spazio da dedicare alle specifiche esigenze di ognuno.
Quando non è possibile snellire in maniera decisa la fila, possiamo muoverci per alleviare le ‘’sofferenze’’ dell’attesa. Allestire una sala d’attesa confortevole che possa addirittura rendere la fila un’esperienza rilassante non è difficile o costoso, basta mettersi nei panni del cliente in attesa e pensare a come non farlo arrabbiare troppo. In tal senso, ovviamente, un ruolo fondamentale lo giocano i posti a sedere che si offrono ai clienti. La scelta delle poltroncine per la sala d’attesa non deve mai essere sottovalutata nel momento in cui ci si cimenta con la creazione di uno studio: infatti, esse rappresentano in molti casi l’elemento con cui il cliente ha più a che fare nella sua permanenza all’interno del nostro ufficio. Ricevere una persona che ha trascorso troppo tempo su di una sedia non di certo comoda può complicare non poco il lavoro di chi per mestiere deve soddisfarla.
È importantissimo che la seduta sia estremamente comoda e che in generale l’ambiente della sala d’attesa sia vivibile. Per raggiungere questo obiettivo sono poche e semplici le mosse da fare: garantire una temperatura adeguata alla stagione, uno spazio sufficiente a contenere tutte le persone presenti, un’illuminazione rassicurante e personale presente per rispondere alle richieste dei clienti che non devono mai sentirsi ‘’parcheggiati’’ mentre aspettano un incontro nel nostro ufficio.
Ogni dettaglio, anche il più piccolo, può essere fondamentale per compiere il miracolo di trasformare un’attesa imprevista in un tollerabile contrattempo se non addirittura un’esperienza piacevole. Bastano semplici ed economiche attenzioni per aumentare la soddisfazione della nostra clientela anche quando non si può fare a meno di farla attendere un po’ prima di servirla.
